Muitas PME desconhecem que certos pagamentos efetuados a entidades ou profissionais independentes não residentes em Portugal podem implicar retenção na fonte. 
A falta desta retenção pode levar a custos fiscais acrescidos, coimas e juros.
Abordamos principalmente pagamentos de serviços, mas alertamos que, em algumas situações, um pagamento que se julgue ser apenas um serviço pode, para efeitos fiscais, ser considerado royalties.

Sempre que uma empresa portuguesa paga serviços a um prestador não residente (sem estabelecimento estável em Portugal), a lei prevê que o rendimento se considere obtido em território português se o serviço for utilizado ou realizado cá.
Nestes casos, a empresa pagadora é responsável por reter e entregar ao Estado português o imposto devido.

2. Taxas aplicáveis

• Taxa geral de 25% sobre o valor bruto pago (IRC ou IRS)

3. Exemplos práticos de serviços sujeitos a retenção

Consultoria técnica ou jurídica prestada por profissionais ou empresas estrangeiras, utilizada em Portugal;

Serviços de formação ou auditoria prestados à distância, mas consumidos em território nacional;

Serviços de marketing, publicidade ou design encomendados a prestadores não residentes, quando destinados ao mercado português.

4. Quando um “serviço” é considerado royalty

Mesmo que o contrato fale em “prestação de serviços”, para efeitos fiscais o pagamento pode ser classificado como royalty.
Por exemplo: licenciamento ou cessão de direitos de autor sobre software, utilização de patentes, marcas, desenhos, modelos ou know-how.

5. Quando pode haver isenção ou taxa reduzida na retenção na fonte?

Os Acordos para Evitar a Dupla Tributação (ADT) são tratados internacionais celebrados entre dois países para evitar que o mesmo rendimento seja tributado em ambos, definindo qual deles tem o direito de cobrar o imposto e, em certos casos, estabelecendo taxas reduzidas.

Para que a sua empresa possa beneficiar destas vantagens, é necessário que exista um ADT em vigor entre Portugal e o país de residência fiscal do prestador e que sejam cumpridos todos os requisitos formais do ADT.

Se se verificarem todos os requisitos, então:

No pagamento de Serviços, o ADT pode permitir isenção total se as condições forem cumpridas.

No pagamento de Royalties, O ADT pode reduzir a taxa (ex.: para 10% ou 5%), mas não prevê isenção total.
 

Em ambos os casos, para beneficiar da taxa reduzida ou da isenção é necessário:

·  Confirmar que existe ADT aplicável entre Portugal e o país do prestador;

·  Obter o Mod. 21-RFI devidamente preenchido

· Obter certificado de residência fiscal emitido pela autoridade tributária do país do prestador e antes do pagamento ou, no máximo, até ao prazo de entrega da declaração de retenções na fonte.

Sem este procedimento, a retenção deve ser feita pela taxa integral (25% para serviços / 15% para royalties).

A retenção na fonte deve ser efetuada no momento em que o pagamento é realizado ao prestador não residente e o imposto retido tem de ser entregue à Autoridade Tributária até ao dia 20 do mês seguinte ao do pagamento.

6. Obrigações da sua empresa

• Confirmar com o seu contabilista se existe Acordo para Evitar a Dupla Tributação (ADT) aplicável ao país do prestador;
• Caso exista, obter previamente toda a documentação necessária, nomeadamente o Modelo 21-RFI devidamente preenchido e o certificado de residência fiscal emitido pela autoridade tributária do país do prestador;
• Efetuar o pagamento apenas após ter na sua posse todos os documentos exigidos, garantindo assim a aplicação da isenção ou da taxa reduzida prevista no ADT.