O pagamento de compensações por quilómetros percorridos é uma prática comum para reembolsar colaboradores e sócios-gerentes pelas deslocações em serviço realizadas com a sua viatura própria.qualquer entidade patronal:

1. Procedimentos e documentação obrigatória

Para que a despesa seja aceite fiscalmente e isenta de IRS e TSU, é necessário elaborar um mapa mapa de deslocações, assinado pelo colaborador, que inclua:

• Nome do colaborador ou sócio-gerente
• Data da deslocação
• Origem e destino
• Motivo da viagem
• Quilómetros percorridos
• Valor por km (tabela oficial)
• Total a reembolsar

Deverá ainda, no final do mês, enviar o mapa para o departamento de contabilidade para que o valor seja incluído no recibo de vencimento e incluído na DMR – Declaração Mensal de Remunerações.

Na falta desta documentação, as importâncias pagas podem ser consideradas remuneração sujeita a imposto (IRS e SS) ou mesmo desconsideradas como custo fiscal.

2. Valor por Quilómetro – limite e inclusões

O limite isento de IRS para 2025 é de € 0,40 por quilómetro. Este valor já inclui todos os custos associados ao veículo, como combustível, desgaste, manutenção, seguros, portagens e estacionamento.Quando é paga a compensação por quilómetro, não devem ser reembolsados separadamente estes custos, para evitar duplicação de benefícios.

Qualquer valor acima de € 0,40/km é tributado em IRS e TSU ao colaborador.

3. Elegibilidade das Deslocações

Não são aceites deslocações entre casa e local de trabalho habitual.

O trajeto normal de casa para o local habitual de trabalho (e vice-versa) é considerado deslocação diária particular (commuting), não dando direito a ajudas de custo ou quilómetros isentos.
São aceites deslocações desde que estejam relacionadas com a atividade da empresa, sejam justificadas documentalmente e estejam devidamente registadas no mapa de deslocações.

4. Tributação Autónoma – regras e exceção

Os gastos com quilómetros estão sujeitos a tributação autónoma à taxa de 5%, a liquidar no momento da entrega do IRC da empresa.
Se a empresa apresentar prejuízo fiscal no ano em causa, as taxas de tributação autónoma sofrem um agravamento. No caso das ajudas de custo e quilómetros, a taxa passa de 5% para 10%.

Se uma a empresa repercutir essas despesas de deslocação no preço cobrado ao cliente final (por exemplo, incluindo na fatura do projeto/serviço os “gastos de deslocação” correspondentes), então não estará sujeita a tributação autónoma e não se aplica a taxa de 5%.
Nesse caso, entende-se que a despesa teve correspondência com um serviço prestado e, portanto, deixa de ser uma despesa autónoma.
Assim, a única forma de evitar a tributação autónoma sobre estas deslocações é efetivamente faturá-las ao cliente.

5. Trabalhadores independentes

Os  trabalhadores independentes com recibos verdes não podem apresentar mapas de quilómetros para reembolso.
Caso tenham custos com deslocações ao serviço, esses valores devem ser incluídos no valor faturado ao cliente e declarados no próprio recibo verde, sendo tributados como parte do rendimento da atividade.

Se tiver dúvidas sobre os procedimentos a implementar, contacte-nos, estamos disponíveis para os esclarecimentos que necessitar.