As ajudas de custo são uma ferramenta essencial na gestão de recursos humanos, especialmente para empresas que contam com colaboradores em deslocação frequente.
Compreender bem este mecanismo é fundamental para garantir o cumprimento legal e uma gestão eficiente.
O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são valores pagos aos trabalhadores para compensar despesas relacionadas com deslocações em serviço, como alimentação, alojamento e transporte.
Estes montantes não são considerados rendimento de trabalho, desde que cumpram os limites legais e sejam devidamente documentados.
Tipos de ajudas de custo:
- Deslocações nacionais – Pagas para cobrir refeições, estadias e outras despesas em território nacional. O valor diário isento para trabalhadores é de 65,89€ /dia para deslocações superiores a 24 horas; para Quadros superiores/Administradores o valor é de 72,65€ /dia.
- Deslocações internacionais – O valor diário isento para trabalhadores é de 148,91€ /dia para deslocações superiores a 24 horas; para Quadros superiores/Administradores o valor é de 167,07€ /dia
Como devem ser documentadas?
Para garantir o tratamento fiscal adequado, é essencial manter um registo rigoroso das deslocações:
- Data e local da deslocação
- Motivo da deslocação
- Comprovativo da autorização interna
- Valor atribuído a título de ajuda de custo
Idealmente, este registo deve ser feito através de um documento interno (formulário ou mapa de deslocação), assinado pelo trabalhador e validado pela chefia.
Tratamento fiscal das ajudas de custo
Desde que respeitem os limites fixados pela legislação em vigor (por exemplo, para deslocações nacionais ou internacionais), as ajudas de custo estão isentas de IRS e de contribuições para a Segurança Social.
Valores que ultrapassem os tetos legais serão considerados rendimento sujeito a tributação.
Boas práticas:
- Estabeleça uma política interna clara sobre ajudas de custo.
- Informe os colaboradores sobre os limites legais e procedimentos.
- Utilize ferramentas digitais para registo e aprovação de deslocações.
- Não permita o reembolso de despesas com hotel ou refeições quando já foram pagas ajudas de custo para o mesmo período e colaborador.
Manter um controlo eficaz sobre as ajudas de custo não só assegura o cumprimento legal, como também contribui para uma maior transparência e organização financeira.
Se tiver dúvidas sobre como implementar ou rever os seus procedimentos internos, contacte-nos, estamos disponíveis para os esclarecimentos que necessitar.
